Denne veiledningen forklarer hvorfor sikkerhetskopiering av informasjon er viktig og noen måter det kan gjøres på. Veiledningen er rettet mot virksomheter i SMB-markedet.
Hva kan skje med lagret informasjon
Informasjon eller data lagres på datamaskinens eller serverens harddisk. Det er mye som kan skje med informasjonen du har lagret. Du eller andre kan utilsiktet slette eller endre den. Selv om du oppdager det i det du har trykket “ENTER” er skaden allerede gjort og mange timers arbeid er borte.
Eksterne trusler, slik som løsepengevirus, er en viktig faktor. Blir man rammet av løsepengevirus kan man få virksomhetskritiske dokumenter og bilder med høy verdi kryptert, uten mulighet for dekryptering med mindre man går med på å betale løsepenger.
Datamaskinens lagringsmedium, kan også gå i stykker. Etter hvert som disken blir eldre må man regne med at den kan feile. Når en disk feiler er det svært vanskelig å redde informasjonen på den, og noen ganger blir det svært dyrt. Det er derfor en god forsikring å ta vare på dataene flere steder før dette skjer.
Hva slags informasjon skal sikres
For virksomheter må det vurderes hvilke data som skal sikkerhetskopieres og hvor ofte. Eksempel på data det er viktig å huske er data for produksjonssystemer, kundeinformasjon, e-post, kalendere og kontakter. I tynnklientmiljøer burde også favoritter i nettleser, innhold på skrivebordet og personlige mapper sikkerhetskopieres. Du bør prioritere det som ikke kan reddes lett ved et tap. Husk å kopiere data for både servere, stasjonære og bærbare PC-er. Kritisk data kan også finnes på minnepinner og mobiltelefoner. Sørg også for å kopiere disse dataene, dersom de er viktig for din virksomhet.
Privatpersoner burde sørge for at alt av dokumenter, bilder, og annet med enten stor bruksverdi, viktighet eller affeksjonsverdi sikkerhetskopieres. Husk også at ikke bare PC-er, men også mobiltelefoner, kan inneholde ting du ikke vil miste. Se Ti tips for sikrere mobilbruk for informasjon. Om du jobber på et sted hvor det ikke er rutiner på plass for sikkerhetskopiering, og du benytter egen PC/mobil i jobbsammenheng, burde du sørge for sikkerhetskopi av alt jobbrelatert. Snakk også med ledelsen og med de ansvarlige for IT-løsninger om faste rutiner for sikkerhetskopiering.
Gode vaner er viktig
Ingen lagringsmetoder kan hjelpe deg dersom du aldri bruker dem. Mange har en “det skjer ikke meg”-oppfatning av datatap, og ser på sikkerhetskopiering som unødvendig eller tungvint. Det stemmer ikke, og sikkerhetskopiering er mer relevant en noen gang.
Sikkerhetskopiering er avhengig av at det lages rutiner og at det utpekes ansvarlige for jobben. Husk også å ha ansvarlige i forbindelse med ferier og fravær. Hver virksomhet må bestemme seg for hvor ofte det skal tas sikkerhetskopi. Dette avhenger av hvordan dataene endrer seg og hvor kritiske de er. Daglige eller ukentlige sikkerhetskopier er vanlig.
Typer sikkerhetskopi
Man kan ta full sikkerhetskopi eller inkrementell sikkerhetskopi av bare de data som er ny eller endret siden forrige sikkerhetskopi. Full sikkerhetskopi henter og lagrer unna alle data. En inkrementell sikkerhetskopi tar bare kopi av data som er nye eller endret siden forrige sikkerhetskopi. Periodisk bør det sørges for en full sikkerhetskopi av alle data. Dette styres av programvaren. Vanlige intervaller er daglig, ukentlig eller månedlig for full sikkerhetskopi. Valget gjøres ut fra hvor kritiske dataene er og hvor hurtig en må være i stand til å gjenopprette dem.
Test gjenoppretting
Sikkerhetskopi er null verdt om du ikke får gjenopprettet fra den. Det er derfor viktig at du gjør en test av gjenopprettingsmetoden. Ikke bare må dette gjøres for å avdekke mulige feil i oppsettet, men om du faktisk skulle få behov for å gjenopprette, kan det være viktig at dette gjøres uten alt for mye tapt tid, så det er derfor lurt å være kjent med fremgangsmåten.
Online tjenester
Flere og flere leverandører tilbyr lagring i nettskyen, og automatisk sikkerhetskopiering til nettskyen. Microsoft, Dropbox, Google og Apple er bare noen av disse. Fordelen med en skyløsning dedikert til sikkerhetskopi, er at det ofte er veldig enkelt å forholde seg til. Det er imidlertid viktig å skille mellom skylagring og sikkerhetskopiering, da disse ikke nødvendigvis dekker de samme områdene. Om du for eksempel sletter en viktig fil fra skylagringen ved et uhell, er det ikke sikkert den kan gjenopprettes uten at det også finnes sikkerhetskopi. Det kan derfor være lurt å finne ut om skylagringsløsningen har såkalt versjonskontroll, eller versjonshistorikk.
For virksomheter vil det ofte være nødvendig med en dedikert løsning for skybasert sikkerhetskopiering, som ikke baserer seg på eksisterende skylagring. I tillegg har virksomheter ofte behov for å lagre mye mer data enn privatpersoner, og da vil man måtte inngå betalingsavtaler for å få den nødvendige tjenesten. En slik løsning krever imidlertid at man stiller krav til leverandøren, slik at man kan stole på at sikkerhetskopieringen fungerer.
Krav en kan stille til eksterne leverandører
- 24/7 support.
- Tilbyr redundante løsninger (strøm, nettverk etc.). Sjekk også om dataene lagres på minst to fysisk adskilte lokasjoner.
- Tilbyr sikker/kryptert pålogging og overføring av data. (Helst med kundens egen kryptonøkkel)
- Filene lagres kryptert.
- Pålogging til sky-tjenesten er sikker, gjerne med 2-trinns bekreftelse.
- Overføringshastighet/lokasjon av tjenesten.
Se egen veiledning om IT-outsourcing.
Privatpersoner står dessverre sjelden i posisjon til å stille slike krav til de vanlige, store tjenesteleverandørene, men privatpersoner kan selvfølgelig også betale leverandører som retter seg mot bedriftsmarkedet for å få tilsvarende løsninger.
Ekstern oppbevaring
En sikkerhetskopi er lite verdt hvis den lagres sammen med originaldataene. Om noe har skjedd med originaldataene, er sjansen stor for at det har skjedd med all data som er lagret på samme sted. Derfor må en sørge for at sikkerhetskopien oppbevares på en måte som gjør at den er bedre beskyttet en originaldataene. Mye av tanken bak sikkerhetskopiering er at selve datasystemet er for stort og dyrt å beskytte mot alle mulige farer som brann, flom og lignende. Derfor tar en vare på bare data på mer kompakte løsninger som ekstern harddisk, tape, og så videre.
Sørg for at den eksterne sikkerhetskopien er lagret på en trygg måte, slik at den er sikret mot blant annet brann og tyveri.
Intern oppbevaring
Har virksomheten et brannsikret skap kan dette med fordel brukes til å lagre sikkerhetskopien i. Dette er ikke en fullgod løsning. Brannsikringen er laget med tanke på papir og ikke datamedium. Det finnes egne kofferter og esker som kan brukes som tilleggssikring og som passer inn i de fleste brannsikre skap.
Det finnes også egne harddisker og digitalt medium som er brannsikkert og vannsikkert. Dette kan være en god løsning som gjør at du ikke trenger å oppbevare utstyret på eget sted. Det er også mulig å leie slikt utstyr.
Typer av lagringsmedia
For små og mellomstore virksomheter er følgende lagringsmedier aktuelle å bruke:
Datatape/ kassett
Tape eller tapekassetter er et godt alternativ for virksomheter som har noe større krav til sikkerhetskopiering. Tapene er laget spesielt for sikkerhetskopiering. En tape kan ta store mengder data, og er robust. Tape er en god løsning for å oppbevare sikkerhetskopier ulike steder, for eksempel i en bankboks. Det er imidlertid en noe høy terskel for å starte med tape. Tapedrevene er noe dyre og det er nødvendig med egne programmer for å ta sikkerhetskopi.
Ekstern harddisk
Harddisker kan kjøpes separat og kobles til datamaskinen. Disse har like god kapasitet som interne harddisker og nye metoder for overføring gjør transporten av data rask og enkel. Flere eksterne harddisker kommer også med egne programmer for sikkerhetskopiering. Om ekstern harddisk skal brukes som hovedløsning for sikkerhetskopi, er det lurt å ha to, hvor én ofte er koblet i og kopierer automatisk, mens en sjelden er koblet i, og kopierer innhold fra den andre en gang iblant.
Minnepinner
Viktig informasjon kan kopieres til USB minnepinner. De fleste datamaskiner har USB-port som pinnene kan settes i. Filer og mapper kan kopieres ved å dra de over eller de kan kopieres ved bruk av funksjonene “Kopier” og “Lim inn”. Minnepinner er små og tar lite plass, men er også lett å miste. Minnepinner har i likhet med CD og DVD mindre levetid enn eksterne harddisker og datatape.
Kryptering
Data som blir sikkerhetskopiert må beskyttes på samme måte som all annen informasjon, og i noen tilfeller er kryptering nødvendig. Dette er spesielt viktig hvis sikkerhetskopien er på et utrygt sted eller inneholder sensitiv eller privat informasjon. Men uansett kan kryptering være nyttig, og du bør vurdere å ta det i bruk også for vanlig sikkerhetskopi. Men om du tar i bruk kryptering, er det ekstremt viktig å huske passordet, om ikke blir sikkerhetskopien ubrukelig.
